＜お話を伺った方＞
‍株式会社デルタスタッフ
社長室長兼グループ経理財務部　部長　林　宜希様

G-POPグループリフレクション（以下、G-POPぐるり）を実施しているDELTA Holdings株式会社。G-POPぐるりでチームタクトを使い始めたことをきっかけに、会議などでも活用の幅を広げています。 今回は、株式会社デルタスタッフ 社長室長兼グループ経理財務部 部長 林 宜希さんに、会議における具体的な活用方法と、そこから生まれた効果について伺いました。

さまざまな会議でチームタクトを活用　会議前にお互いのシートを閲覧

―G-POPぐるり以外に、チームタクトはどのような場面で活用されていますか？‍

採用会議・組織人事会議・月例報告会・マーケティング会議など、さまざまな会議で使っています。会議の参加者や各部長が事前にシートを記入し、共有する形式です。

また、会議だけでなくOKR・KGI・KPIの記入と共有にも活用しています。年間目標として社長と部門長で決めたOKRや、そこから落とし込んだ部署ごとの月次KGI、さらには個人のKPIシートを全社員が閲覧できる状態にしています。役員のシートも含めてオープンにすることで、各部署の目標やそれに対する個人の行動がどう繋がっているかを可視化しています。

―会議では具体的にどのように活用していますか？‍

これまでの会議、例えば採用会議では、資料を配布して、各自がメモを取ったものを最後に回収していました。準備や集計に非常に手間がかかっていました。

現在は、会議の1週間ほど前にチームタクト上で専用のシートを配布し、参加者が事前に数値を入力したり、コメントを書き込んだりする運用に変えました。全参加者の記入内容がお互いに見えるようになっているので、事前に状況を把握した状態で会議に臨めます。これにより、当日の質問や議論がスムーズになりました。

月例報告会など事業部単位の会議では、数値実績や報告事項をすべて記載して、数字を共有するためにも使っています。チームタクトの良い点は、データがPDFとしてダウンロードできることです。PDFをダウンロードして、AIに読み込ませて、データをストックさせる取り組みもしています。事業部ごとにまとめておくことで、そのまま議事録にもなりますし、過去の内容から「次はどういう方向性で行くべきか」といった示唆だしをAIに行わせることも可能です。会議の記録を単なるログで終わらせず、次のアクションへの資産として活用しています。

議論の「脱線」を防ぐ、オリジナルフォーマットを作成

―オリジナルフォーマットを活用していますが、どのような経緯で現在のフォーマットを作成したのですか？　工夫したポイントなどがあれば教えてください。‍

社長から事前にテキスト文書で目的や話したいことが共有されます。それを元に、必要なことをチームタクト上のシートにまとめています。議事を出した人の意図からずれないように気を付けています。

シートに落とし込むときに工夫していることは「パッと見てわかりやすく、書くべきことを絞る」という点です。自由記述欄が多すぎると準備に時間がかかってしまうため、「目的」「協議事項」「コメント欄」と項目を明確にし、短時間で思考整理ができるように設計しています。

―記入のルールなどは設けていますか？‍

はい、優先順位が分かるように色分けを行っています。 例えば、シートの「赤字の部分は最低限必ず書いてください」「黄色や緑の部分は、書くと議論が深まるプラスアルファの要素です」といった具合です。 シートを会議の1週間前に配布するのも、数字の確認や思考の整理に十分な時間を取ってもらうためです。余裕を持って準備することで、会議の質を高める狙いがあります。

会議時間が短縮し活発化 「声の小さい人」の意見も拾えるように

―会議にチームタクトを取り入れたことで、どのような変化がありましたか？‍

定量的な成果としては、会議時間が短くなりました。

事前に意見を読み合っているので、議題のすり合わせをする必要がなくなったからです。また、会議の結論がぶれにくくなりました。全員の認識が揃った状態で始まるので、方向性が固まるまでのスピードが速くなりました。

―定性的な面での変化はいかがでしょうか？‍

「全員が発言できるようになった」ことが最大の成果だと感じています。

これまでの会議では、その場で発言して意見交換を行うため、どうしても即座に意見をまとめて言える人ばかりに発言の機会が偏ってしまい、発言機会を逃す人もいました。素晴らしい意見を持っていても、即答するのが苦手で、じっくり考えてから発言したいタイプの人もいます。事前にシートを記入する方式にしたことで、そうしたメンバーも時間をかけて自分の考えを表現できるようになりました。結果として多様な意見が集まり、会議の質が上がっていると思います。

また、全部長が他部署の会議シートも閲覧・記入できるようにしたことで、他部署の考えやノウハウが分かるようになり、部署間での連携が強化されました。「自分の部署だけでなく、会社全体をどう良くするか」という視点が管理職に芽生え、相互に刺激し合い組織としての一体感も高まっていると感じます。

副次的な効果としては、思考のクセが見えるようになりました。毎回同じタイプのコメントを書く人や、毎回分析する人など、シートを見ると個性が見えます。傾向が分かることで、人材育成にもつながると考えています。

―今後も会議での活用は続けていく予定ですか？

その予定です。やめる理由がありません。会議に限らず、プロジェクトごとの振り返りや新規事業検討などでも使えると思っています。

ITが苦手な人、会議で全員に発言してほしい組織におすすめ

―チームタクトをどのような組織におすすめしたいと思いますか？‍

逆説的ですが、「ITが苦手な人が多い組織」や「凝り性の人がいる組織」におすすめしたいですね。ExcelやPowerPointでは何でもできてしまう自由度がある反面、得意な人が作り込むと複雑になりすぎて、作成者しか触れない「職人芸」のようなファイルになってしまいがちです。そうなると、形骸化して誰も見なくなってしまいます。

チームタクトは機能に良い意味での「制約」があります。あれもこれも詰め込めないからこそ、「何のために書くのか」という目的が明確になります。シンプルで使いやすいので、デジタルツールに不慣れな方でも抵抗なく導入できるはずです。

また、「会議で発言しない人がいる」「特定の人の意見ばかり通ってしまう」という課題を持つ組織にも有効です。事前に考える時間を確保することで、社員一人ひとりのポテンシャルを引き出し、組織全体の活性化に繋がるツールだと思います。

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